Sokszor felmerülő ügyfélszolgálati kérdés, hogy megjegyzést hogyan érdemes hozzáfűzni egy számlához, címkével vagy post-it funkció segítségével. Ebben a bejegyzésben ezt a témát járjuk körül.
Post-it 📝
Post-it jellegű megjegyzést a számlakép mellett tudsz hagyni, akár többet is és bármilyen hosszút. Ha így teszel, akkor a számlalistában is jelezzük, hogy megjegyzést fűztél a számlához. Ha a számlalistában a kurzort a post-it ikonra mozgatod, akkor megjelenik a megjegyzés. A számlaképnél pedig azt is tudod követni, hogy ki írta a post-it bejegyzést a számlára. Az export fájlok tartalmazzák a post-it szövegét is. Post-it kerülhet bevételekre és költségekre is. Post-it szövegére is tudsz keresni a QUiCK-ben, ha bal oldalt a keresés szűrőjében beállítod, hogy a megjegyzésben is szeretnél keresni. (pipa a megjegyzésre)
Címke 🏷️
A címkékkel kapcsolatban rengeteg információt találsz ebben a cikkben. A címkéről általánosságban elmondható, hogy nem érdemes hosszú szövegekre használni. Bármennyit rátehetsz egy számlára. Látszik a számlalistában, de nem látszik, hogy ki tette rá a számlára a címkét. Használhatsz sima címkét, illetve autocímkét. Ez utóbbit használva a partner következő számlájánál automatikusan kiosztódik a címke. Címkét lehet tömegesen is a számlákhoz rendelni. Az export fájlok tartalmazzák a címkét. Címke kerülhet árbevételekre, költségekre, adókra és bérekre is. Címkékkel lehet jogosultságokat is kezelni (kizárólag Multibox csomagban) és címkékre nagyon jól lehet keresni. A címke a számlaszerkesztőben a lenyíló listában megjelenik, ezért 50-nél több címke használata nagyon megnehezítheti a számlaszerkesztési folyamatot.
Mikor melyiket használjam? 🤷
Bár általános útmutatás nincs, összeszedtünk néhány gondolatot a fenti tulajdonságok alapján, hogy mikor melyiket érdemes használni.
Címkét akkor érdemes használni:
Ha projekteket, vagy kontrolling típusú információkat akarsz követni a számlákon, és ezek sokszor ismétlődnek.
Ha már sztenderd folyamaid vannak és a folyamatokra bontott számlákat is szeretnéd vizsgálni, vagy szeretnéd a számlák láthatóságát címkékhez kötni.
Egyszóval ha a címke kiosztásod nagyon tudatos, strukturált és szabályokat követ.
Post-it-et akkor érdemes használni:
Ha a megjegyzéseid nagyon változóak és sokrétűek, és ugyan rövidek, de nem tudsz hozzájuk struktúrát rendelni, vagy azok értéke nem érdekes számodra döntési helyzetben. (Pl.: Minden számlán megrendelési számot szeretnél feltüntetni, de a rendelési szám valójában csak nagyon ritka esetekben érdekes számodra, nem szoktál rá keresni, se szűrni, csak akkor ha baj van, viszont szeretnéd, hogy a számla rekordok része legyen.)
Ha alapvetően üzenőfalként használod és hosszabb üzeneteket, megjegyzéseket szeretnél egy számlához kötni.