A Mini üzletágban lehetőséged van jelezni, hogy számlaképek nélküli belföldi számlák áfáját is levonásba helyezzük. De milyen kockázatokkal és előnyökkel jár ez?
A közöttünk lévő szerződés
Mielőtt rátérnénk az előnyökre és hátrányokra, fontos tisztázni, hogy az áfa levonási jog technikailag a valóban befogadott számlák (számlaképek) alapján érvényesíthető, és a NAV adat önmagában nem minősül ilyennek. Jelenlegi ÁSZF-ünk alapján, mivel a bizonylatok megőrzése a Te feladatod, ez elviekben lehetőséget ad számunkra, hogy akár számlakép nélkül is könyveljünk. Az alábbiakban összefoglaljuk, hogy miért, és hogy milyen előnyökkel és hátrányokkal jár ez a lehetőség számodra.
Kockázatok, ha csak NAV adatok alapján könyvelünk:
Teljeskörűség kérdése: Ha nem küldesz számlaképet, akkor nem tudjuk, hogy a számlát formailag valóban befogadtad-e, vagy sem. (Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy minden, a NAV-nál megtalálható és a vállalkozásod adószámára jelentett belföldi számlát formailag elfogadottnak tekintünk.)
Jogosulatlan áfa levonás: Előfordulhat, hogy valaki a nevedben kér számlát, de az ügylet nem hozzád tartozik, így jogosulatlan az áfa levonás.
Hibás adatok: A NAV rendszerei vagy a számlakibocsátó akár hibás adatot szolgáltathat. Ha nem küldöd a számlaképet, és egy adatszolgáltatási hiba miatt hiány keletkezik, nem tudjuk levonni a költségszámla áfáját, vagy hibás adatok alapján készül el a bevallás.
Számlák tárolása: Ha nem küldesz számlaképet, akkor azokat nem is tároljuk, így egy esetleges áfa ellenőrzés során, ha nem megfelelő módon tárolod a számlákat, akkor mind neked, mind nekünk többlet erőforrást jelent majd a felkészülés. (Fontos tudnod, hogy törvény szerint minimum nyolc évig köteles vagy megőrizni a számlákat olvasható formában.)
Gyorsabb keresési lehetőség elvesztése: A hozzánk beküldött számlaképek bármikor könnyedén kereshetőek számodra és számunkra is, így egy ÁFA ellenőrzést gyorsan és egyszerűen tudunk végrehajtani. A könyvelési szolgáltatás díja tartalmazza a QUiCK fiókok előfizetési díjait, mely egy modern rendszer a számlák tárolására.
Folyamat probléma: NAV adatok csak belföldi számlák esetén állnak rendelkezésre, azaz a külföldi számlák hozzánk való eljuttatását továbbra is meg kell oldanod.
Előnyök, ha csak NAV adatok alapján könyvelünk
Kevesebb adminisztráció: Ha a NAV adatok alapján könyvelünk, valószínűleg kevesebbet fogunk kérdezni számlahiányok kapcsán, ami egyszerűsítheti az adminisztrációt és téged sem zavarunk feleslegesen.
Ajánlás
A Meyer&Levinson ajánlása, hogy a számlaképeket és egyéb dokumentumokat a szerződésben vállalt határidőben küldd el számunkra, méghozzá hiánytalanul. Ehhez használd az alias email címeket, így minden érkező számlát akár azonnal továbbíthatsz a könyvelés felé. A könyvelési anyag érkeztető (ún. alias) email címekről bővebb információkat itt találsz.
Ha azonban megfelelően tudsz gondoskodni a számlák tárolásáról saját rendszeredben és gyakorlatilag nincs külföldi számlád, akkor érdemes elgondolkoznod, hogy engedélyezd számunkra a NAV adatok alapján történő könyvelést.